Задача_4.1 Номенклатура дел и передача документов в архив

Исходная ситуация:

Организация использует номенклатуру дел, утвержденную четыре года назад. После реорганизации появились новые подразделения и виды документов, но изменения в номенклатуру не вносились. Часть завершенных дел передается в архив без описей, другие дела остаются в кабинетах работников. Место хранения дел в архиве не фиксируется, топографические указатели не ведутся, выдача дел сотрудникам не регистрируется.

Задания:

• Оцените состояние организации хранения документов.

• Объясните назначение ежегодного уточнения и утверждения номенклатуры дел.

• Укажите, какие учетные документы должны сопровождать передачу дел в архив.

• Определите меры, необходимые для учета местонахождения, движения и выдачи архивных документов.

Ожидаемый результат:

Обоснованная оценка состояния хранения документов; объяснение необходимости актуализации номенклатуры дел; перечень учетных документов и мер по учету местонахождения, движения и выдачи архивных документов.