Проект_4.1/2_«Архив организации: от экспертизы до хранения»

Исходная ситуация: В условной организации накопились документы за несколько лет. Часть дел не оформлена, описи отсутствуют, сроки хранения определены не для всех документов, система топографирования и учета выдачи дел не разработана.

Задание

• Разработать порядок проведения экспертизы ценности документов и работы экспертной комиссии.

• Подготовить примеры перечня дел постоянного хранения, дел временного хранения свыше 10 лет и дел по личному составу.

• Составить фрагменты описей дел разных категорий.

• Разработать акт о выделении документов к уничтожению и описать порядок его согласования и утверждения.

• Определить требования к полному оформлению дел перед передачей в архив.

• Подготовить схему приема-передачи дел.

• Разработать систему архивных шифров, размещения и топографирования.

• Определить порядок учета выдачи, возврата, проверки наличия и контроля состояния документов.

Ожидаемые результаты

• разработана модель экспертизы ценности, подготовлены фрагменты описей и проект акта о выделении документов к уничтожению;

• спроектированы полное оформление, прием-передача, учет, размещение и топографирование архивных дел;

• определен порядок учета выдачи и возврата, проверки наличия и контроля состояния архивных документов.

Этапы выполнения

1. Анализ исходного состояния документов.

2. Проведение модельной экспертизы ценности.

3. Подготовка описей и акта к уничтожению.

4. Разработка требований к оформлению и приему дел.

5. Проектирование учета и размещения в архиве.

6. Подготовка итогового комплекта и его защита.

Итоговые материалы проекта

• положение о порядке экспертизы ценности;

• фрагменты описей дел;

• проект акта о выделении документов к уничтожению;

• памятка по полному оформлению дела;

• схема приема-передачи и топографирования;

• формы учета выдачи и возврата архивных документов.

Методическое примечание: Уничтожение документов допускается только после проведения экспертизы ценности, оформления, согласования и утверждения необходимых документов.