Проект_3.1/1_«Модель документооборота организации»

Исходная ситуация: Условная организация планирует внедрить систему электронного документооборота. До внедрения необходимо описать существующие документопотоки, определить точки регистрации и контроля, назначить ответственных и разработать маршрутные схемы.

Задание

• Описать структуру условной организации и определить основные группы создаваемых и поступающих документов.

• Выделить входящий, исходящий и внутренний документопотоки.

• Разработать маршрутные схемы не менее чем для четырех документов разных категорий.

• Определить состав регистрационных данных и правила формирования регистрационных номеров.

• Установить точки рассмотрения руководителем, передачи исполнителям и контроля сроков.

• Описать действия после исполнения документа и порядок его включения в дело.

• Предложить функции модулей регистрации, маршрутизации, контроля и поиска в системе электронного документооборота.

• Определить показатели, по которым можно оценивать скорость и качество документооборота.

Ожидаемые результаты

• смоделированы входящий, исходящий и внутренний документопотоки и разработаны маршруты документов;

• определены регистрационные данные, точки рассмотрения, исполнения и контроля, а также распределение ответственности;

• сформулированы требования к функциям СЭД и показатели оценки скорости и качества документооборота.

Этапы выполнения

1. Анализ структуры и видов документов.

2. Описание документопотоков.

3. Разработка маршрутных схем.

4. Проектирование регистрации и контроля.

5. Определение требований к автоматизированной системе.

6. Подготовка модели и ее презентация.

Итоговые материалы проекта

• схема общей системы документооборота;

• не менее четырех маршрутных схем;

• форма регистрационной карточки;

• таблица ответственности и контрольных сроков;

• описание функций системы электронного документооборота;

• пояснительная записка и презентация.

Методическое примечание: Маршруты должны отражать реальную последовательность действий и не содержать лишних возвратов или повторной регистрации одного документа.