Проект_2.2/2_«Документационное сопровождение управленческого совещания»

Исходная ситуация: Руководство условной организации проводит совещание по открытию нового направления работы. Необходимо пригласить участников, подготовить материалы, оформить ход заседания и закрепить принятые решения.

Задание

• Определить цель, состав участников и перечень вопросов совещания.

• Подготовить служебную записку инициатора и проект повестки дня.

• Составить приглашение или информационное письмо участникам.

• Разработать проект протокола с вариантами формулировок «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ».

• Подготовить выписку из протокола для отдельного исполнителя.

• Разработать распорядительный документ или перечень поручений по итогам совещания.

• Подготовить сопроводительное письмо о направлении решения заинтересованным лицам.

• Проверить согласованность дат, формулировок решений, сроков и ответственных исполнителей.

Ожидаемые результаты

• подготовлен комплект документов для подготовки, проведения и документирования управленческого совещания;

• разграничено назначение документов и обеспечена согласованность дат, решений, сроков и ответственных исполнителей;

• показана связь документов от подготовки совещания до доведения решений до исполнителей.

Этапы выполнения

1. Определение цели и организационной ситуации.

2. Подготовка документов до совещания.

3. Разработка проекта протокола.

4. Оформление решений и поручений.

5. Подготовка документов для доведения решений.

6. Взаимная проверка и защита комплекта.

Итоговые материалы проекта

• служебная записка и повестка дня;

• приглашение или информационное письмо;

• проект протокола;

• выписка из протокола;

• распорядительный документ или перечень поручений;

• сопроводительное письмо;

• схема связи документов.

Методическое примечание: Каждый документ должен выполнять самостоятельную функцию. Необходимо показать, почему отдельные сведения оформляются протоколом, выпиской, поручением или письмом, а не одним универсальным документом.