Проект_2.2/1_«Документационное сопровождение закупки»

Исходная ситуация: Организация планирует приобрести оборудование для нового подразделения. Необходимо документально оформить обоснование закупки, управленческое решение, взаимодействие с поставщиком, заключение договора и финансово-расчетные операции.

Задание

• Разработать служебную записку с обоснованием закупки.

• Подготовить проект распорядительного документа о проведении закупки и назначении ответственных лиц.

• Составить деловое письмо поставщику с запросом условий или коммерческого предложения.

• Разработать проект договора поставки с существенными и дополнительными условиями.

• Подготовить протокол разногласий к одному из условий договора.

• Определить и представить финансово-расчетные документы, необходимые для отгрузки и оплаты.

• Проверить обязательные реквизиты первичных учетных документов.

• Построить схему движения и согласования всего комплекта документов.

Ожидаемые результаты

• подготовлен взаимосвязанный комплект документов, сопровождающих одну хозяйственную операцию по закупке;

• обеспечена согласованность сторон, предмета, сроков, сумм, ответственных лиц и реквизитов во всех документах;

• разработана схема движения и согласования полного комплекта документов.

Этапы выполнения

1. Определение потребности и состава документов.

2. Подготовка внутренней организационно-распорядительной документации.

3. Разработка переписки и договорной документации.

4. Подготовка финансово-расчетного блока.

5. Проверка реквизитов и взаимных ссылок документов.

6. Формирование единого комплекта и защита проекта.

Итоговые материалы проекта

• служебная записка;

• проект распорядительного документа;

• деловое письмо;

• проект договора поставки;

• протокол разногласий;

• образцы финансово-расчетных документов;

• схема документооборота по закупке.

Методическое примечание: Все документы должны относиться к одной хозяйственной операции и содержательно согласовываться между собой по наименованиям сторон, предмету, срокам, суммам и ответственным лицам.